ER-ÇİM-SAN. HOLDİNG A.Ş.

HİSSE SAHİPLERİNİN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

1.       Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (kısaca “KVKK” olarak anılacaktır) uyarınca, bizimle paylaşacağınız kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak Erzurum Çimento Sanayi Holding Anonim Şirketi (“Er-Çim-San. Holding A.Ş. veya Şirket” olarak anılacaktır) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.

Kişisel verilerinizin Şirketimiz tarafından işlenmesine ilişkin detaylı bilgilere; www.ercimsan.com.tr adresinde kamuoyu ile paylaşılmış olan Er-Çim-San. Holding A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’ndan ulaşabilirsiniz.

2.       Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Şirketimizin hisse sahibi sıfatıyla, Şirketimizle paylaşacağınız kimlik (TC Kimlik no, ad/soyad, resim), iletişim, banka hesap numarası gibi kişisel verileriniz, 6698 sayılı KVKK’nun (5.) ve (6.) maddesinde düzenlenen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve aşağıda belirtilen amaçlar uyarınca işlenecektir:

2.1. Hisse sahiplerinin kimliklerinin belirlenebilir olması ve hisse sahipleriyle iletişim kurulması amacıyla,

2.2. Hisse sahiplerine hisselerinden kaynaklanan haklarının kullandırılması,

2.3. Genel Kurul gündemi, toplantı yeri ve zamanının belirlenmesi gibi Genel Kurul çağrısına ilişkin süreçlerin yürütülmesi,

2.4. Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde gerekli tescil ve ilan işlemlerinin yayınlanması,

2.5. Şirketin, Türk Ticaret Kanunu, Sermaye Piyasası Kanunu ve sair mevzuattan doğan yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,

2.6. Yetkili kurum veya kuruluşların Şirketimizden talepte bulunması ya da bu kurumlara bildirim yapmamızın öngörüldüğü durumlarda, yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi.

2.7. Genel Kurul işlemlerinin yürütülmesi (kar dağıtımı işlemleri ve benzeri işlemler)

2.8. Şirketimizin iş süreçlerimizin raporlanması, denetlenmesi ve incelenmesi,

2.9. Finans ve muhasebe süreçlerinin yürütülmesi.

3.       Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

3.1. Hukuki Sebepler:

Kanunlarda açıkça öngörülmesi veya veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için gerekli olması hukuki sebebine dayalı olarak,

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayalı olarak,

Hissedarlık ile Şirket ortaklığının başlaması nedeniyle; ortaklık sözleşmesinin kurulması ve ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması hukuki sebebine dayalı olarak,

İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak, sizlerden toplanan  kişisel verileriniz işlenmektedir.

3.2. Kişisel Veri Toplama Yöntemleri:

Kişisel verileriniz, yukarıda açıklanan amaçların yerine getirilmesi kapsamında; bizzat hissedarlarımızın fiziki başvuru evraklarından, elektronik posta, telefon ve benzeri iletişim araçlarından, noter evraklarından, beyannamelerden elde edilen bilgilerin kayıtları üzerinden toplanmaktadır.

4.       İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Yukarıda (2.) maddede belirtilen amaçlar doğrultusunda işlenen kişisel verileriniz, Kanunda açıkça öngörülmesi hukuki sebebi ile Şirketin hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi hukuki sebebi kapsamında yurt içinde yetkili kamu kurumları ve kanunen yetkili özel kişilere (bağımsız denetim firması gibi) aktarılabilmektedir.

5.       Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı KVKK’nun 11. maddesinde Sayılan Hakları

Kişisel veri sahibi olarak haklarınıza ilişkin taleplerinizi www.ercimsan.com.tr adresinde yer alan “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Başvuru Formu”nu doldurarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenmiş yöntemlerden biriyle Şirketimize iletebilirsiniz. Şirketimiz, talebinizin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içerisinde ve genel kural olarak ücretsiz sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca bir ücret öngörülmesi halinde, Şirketimiz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

Bu kapsamda, Kişisel veri sahibi olarak KVKK’nun 11. maddesi gereğince aşağıda yazılı haklara sahip olduğunuzu bildiririz;

               . Kişisel verilerinizin Şirketimiz tarafından işlenip işlenmediğini öğrenme,

               . Kişisel verileriniz Şirketimiz tarafından işlenmiş ise, buna ilişkin Şirketimizden bilgi talep etme,

               . Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve kişisel verilerinizin işlenme amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

               . Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

               . Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,

               . KVKK’nun 7. maddesinde düzenlenen yasal mevzuat çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

               . İlgili mevzuata göre yapılacak düzeltme, silme ve yok edilme işlemlerinin, kişisel verilerinizin paylaşıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

               . İşlenen kişisel verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

               . Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğranılması halinde, zararın giderilmesini talep etmek.